매일 전세계는 2천 5억여 개의 엄청난 양의 이메일을 주고받고 있습니다. 친구간의 일상적인 내용만 해도 상당하지만, 대개 업무적인 목적으로 쓰여진 내용이 대부분을 차지합니다. 함께 일하는 사람에게 보내는 이메일, 입사지원을 위한 이메일, 새로운 만남을 위한 이메일 등 영문 이메일을 작성하는 어떤 상황에서든지 지켜야 할 보편적인 규칙들을 소개해드리겠습니다.
1. 어조를 파악하세요
항상 수신인이 누구인지를 고려하고 수신인에 맞는 어조를 사용해야 합니다. 이메일은 서신보다 격식을 차리지 않아도 되므로 “Hi” 또는 “Good morning”으로 시작해도 괜찮습니다. 단, 처음으로 이메일을 보내는 사람이나 상사의 경우에는 “Dear…”로 시작하는 편이 더 나을 수 있습니다. 이와 유사하게 이메일을 마칠 때도 격식을 차려야 하는 경우에는 “Yours sincerely/faithfully”가 더 적절하겠지만, 일반적으로는 “Best/kind regards”를 사용하는 것이 좋습니다. 그렇지만, 수신인과 당신이 어떤 관계이든지 “Hey you guys”, “Yo!”, “Hi folks”처럼 너무 편하고 일상적인 표현들은 사용하지 않는 것이 좋습니다.
2. 제목이 중요합니다
국제적인 비즈니스에서 이름(first name)을 사용하는 경우가 점점 많아지고 있으니, 이름으로 호칭하는 것에 대해서 너무 겁낼 필요는 없습니다. 이메일 작성시 고려해야 할 또 다른 부분은 제목입니다. 바쁜 사람들은 이메일의 제목에 따라서 내용을 확인할 것인지 말 것인지를 정하는 경우도 많이 있기 때문에 제목을 간단명료하게 작성하는 것이 중요합니다. “Meeting date changed”, “Quick question about your presentation”, “Suggestions for the proposal”과 같이 작성하는 것이 좋은 예입니다.
3. 업무용 이메일 주소를 사용하세요
회사에 재직 중이시라면 회사 계정으로 만든 이메일을 사용하실 겁니다. 하지만, 자영업자 혹은 구직자의 신분이라서 개인 이메일 계정을 사용하고 계시다면 사용할 이메일 주소를 정할 때 유의해야 할 점이 있습니다. 항상 이름이 포함된 이메일 주소를 사용함으로써 수신인의 입장에서 누가 이메일을 보냈는지 정확하게 파악할 수 있도록 해야 합니다. “IloveJohn@…”이나 “Beerlover@…”처럼 학창시절에 만든 듯한 이메일 주소를 업무용으로 사용하는 것은 적절하지 않습니다.
4. 잡담을 줄이세요
잡담은 서로 친해지는데 도움이 되겠지만 지나치게 사적인 얘기를 나눌 필요는 없습니다. “I hope you are well”, “How are things?”정도의 간단한 안부를 묻는 것이면 충분합니다. 또한, 정확한 말투나 얼굴표정 전달 없이는 이해하기 쉽지 않은 유머를 구사하는 것도 주의해야 합니다. 만약 수신인을 잘 알지 못하는 사이라면 차라리 유머는 사용하지 않는 편이 더 안전합니다.
5. 간략하게 작성하세요
이메일은 빨리 쓰고, 빨리 읽고, 빨리 이해하기 위한 것이므로 중요한 사항만 기입하고 불필요한 정보는 더 추가하지 마세요.
6. 내용을 다시 점검해보세요
‘보내기’ 버튼을 누르기 전에 항상 내용을 다시 점검하세요. 몇 번 더 읽어보고, 되도록이면 소리 내어 읽으면서 철자나 문법적인 실수는 없는지 반드시 확인하세요. 그리고 절대로 자동교정 프로그램에만 의존하지 마세요.
